Создание, редактирование и форматирование текстового документа в MS Word 2003

Наиболее часто используемые операции в текстовых процессорах - копирование, перемещение и удаление фрагментов текста. Эти операции явно или неявно используют буфер промежуточного хранения ( буфер обмена).

Последовательность действий по копированию или перемещению фрагментов включает в себя:

· выделение фрагмента текста;

· перенос или копирование выделенного фрагмента в буфер промежу­точного хранения;

· перемещение курсора в нужное место документа;

· вставка фрагмента из буфера в место документа, указанное курсором,

Необходимо помнить, что в буфере промежуточного хранения может содержаться только один фрагмент текста и каждый новый фрагмент, помещенный в буфер, заменяет предыдущий.

Поскольку все приложения Windows работают через общий буфер обмена, операции с фрагментами текста могут затрагивать не только документы, создаваемые в текстовом процессоре Word, но и в других приложениях. Так, вы можете перенести (скопировать) помеченный фрагмент из вашего текущего документа, создаваемого в редакторе Word, в какой-либо документ, созданный в табличном процессоре Excel, и наоборот.

УДАЛЕНИЕ ТЕКСТА. В современных текстовых процессорах возможно удалить символ, слово, строку, фрагмент текста (строчный или блочный).

При этом удаление последнего введенного символа (т.е. символа, стоящего левее курсора) осуществляется при помощи клавиши Backspace, a символа, следующего за курсором, - при помощи клавиши Delete.

Удалению слова, строки, предложения или любого другого фрагмента текста предшествует предварительное выделение соответствующего элемента текста, а затем применение либо клавиши Delete, либо операции удаления. Место, занимаемое удаленным элементом текста, автоматически заполняется размещенным после него текстом.

ОПЕРАЦИЯ ОТКАТА. Многие программы, в том числе и текстовые процессоры, позволяют выполнять операцию отката, т.е. отмены одного или нескольких последних действий. Для реализации этой операции текстовый процессор фиксирует последовательность действий по изменению текста. Специальной командой отката Undo (Отменить) пользо­ватель может вернуть документ в состояние, которое было несколько шагов назад. Глубина возможного отката зависит от используемой программы. Наряду с командой отката существует команда отмены отката Redo (Повторить).

Форматирование текста

Операции форматирования включают в себя разбивку текста на строки (в рамках абзаца) и страницы, выбор размера, вида и начертания шрифта, расположения абзацев, отступов и отбивок между абзацами. Эти операции выполняются различными текстовыми процессорами с разной степенью автоматизации. Например, разбивку на строки и страницы Word выполняет автоматически (это свойство - отличительная черта мощных текстовых процессоров).

Суть форматирования - это способность текстового процессора производить оформление документа:

· задавать границы рабочего поля (полосы набора), определяя поля сверху, снизу, слева, справа;

· устанавливать межстрочный интервал (разреженность строк на странице) и межбуквенный интервал в слове;

· выравнивать текст - центрировать, прижимать к левой или правой границе, равномерно распределять слова в строке;

использовать различное шрифтовое оформление.

Форматирование часто применяется по отношению к абзацу. Абзац - фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу ввода Enter. Такое нажатие следует рассматривать как команду, по которой текущий абзац закрывается. В большинстве текстовых процессоров при завершении абзаца клавишей Enter новый абзац наследует стиль предыдущего. Форматирование абзаца воздействует на весь абзац. Оно как бы хранится в символе абзаца, которым заканчивается каждый абзац. Если удалить этот символ, то предшествующий ему текст станет частью последующего абзаца. В текстовом редакторе Word этот символ имеет вид "¶". Он может быть виден при отображении на экране непечатаемых символов.

Выделение фрагмента текста

Для выполнения большинства операций по обработке текста редактируе­мый фрагмент следует предварительно выделить. По умолчанию выделенный фрагмент отображается в негативном цвете ("белыми буквами по черному фону").

Выделенный фрагмент может состоять из одного или нескольких символов, слов, предложений, абзацев или всего текста. Выделение производят мышью, командой меню или с клавиатуры. Выделение отменяется при последующем щелчке мыши вне места выделения или при нажатии на клавишу управления курсором.

Выделенный фрагмент можно переместить, скопировать или удалить, в нем можно изменить шрифт, произвести форматирование, выбрав из меню Формат (Format) команды Шрифт (Font), Абзац (Paragraph) и т.п.

Для выделения фрагмента документа мышью, установите указатель в начальную или конечную точку выделения и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите указатель по диагонали в противоположный угол фрагмента: вправо-вниз или влево-вверх. Чтобы выделить рисунок, укажите на него и нажмите кнопку мыши

Чтобы выделить большой фрагмент текста, щелкните мышью начало выделяемого фрагмента, нажмите клавишу Shift и, не отпуская ее, щелкните конец выделяемого фрагмента. Для выделения слова укажите на это слово и дважды нажмите кнопку мыши. Чтобы выделить абзац, поставьте указатель в любом месте абзаца и трижды нажмите кнопку мыши.

При выделении фрагмента или всего документа мышью можно использовать полосу выделения - пустую область слева от текста, расположенную вдоль края окна После установки указателя на полосе выделения, он принимает вид стрелки, направленной под углом вверх вправо (при перемещении по меню или панели управления указатель показывает вверх влево). Использование полосы выделения приведено в таблице.

Для выделения фрагмента текста с клавиатуры можно использовать один из способов перемещения курсора по тексту в сочетании с клавишей Shift. Курсор устанавливают на позицию начала или конца выделения, затем, удерживая нажатой клавишу Shift, нажимают на одну из клавиш управления курсором.

Перемещение, копирование и удаление фрагмента документа

Команды меню Правка (Edit): выбрать сначала либо команду Копировать (Copy), либо Вырезать (Сut), а после перемещения курсора в место вставки - выбрать команду Вставить (Paste). Находящийся в буфере обмена фрагмент можно вставлять многократно не только внутри одного документа, но и в другие документы из разных приложений.

· Одноименные команды контекстного меню, которое активизируется по правому щелчку на выделенном фрагменте текста.

· Соответствующие кнопки панели инструментов Стандартная

· Перетаскивание мышью (метод "Drag and drop): подведите указатель мыши к выделенному фрагменту и, когда он примет вид стрелки, направленной под углом вверх влево, нажмите левую кнопку мыши, переместите фрагмент на место вставки, не отпуская кнопки мыши. Для снятия выделения щелкните мышью вне перемещаемого фрагмента. Копирование выполняется аналогично, только предварительно нажимается и до самого конца копирования удерживается клавиша Ctrl.

Для удаления выделенного фрагмента документа нажмите одну из клавиш: Delete (Del), Backspace или Пробел.

Поиск и замена символов и фрагментов текста

При работе с текстом может возникнуть необходимость найти группу символов, какое-нибудь слово, фрагмент текста, определенные параметры форматирования и т.д. Чтобы автоматизировать поиск и не просматривать весь документ, выполните следующие действия:

· установите курсор на то место, с которого надо начинать поиск;

· выберите в меню Правка (Edit) команду Найти (Find). Появится окно диалога Найти и заменить (Find and Replace);

· откройте вкладку Найти (Find);

· в текстовое поле Найти (Find what) введите образец, по которому будет производиться поиск, длиной до 255 символов;

· нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная группа символов будет выделена. Если окно диалога закрывает нужный текст, передвиньте окно, установив указатель на заголовке окна;

· для продолжения поиска повторно нажмите кнопку Найти далее.

Переход из окна диалога Найти (Find) в окно документа и обратно выполняется щелчком мыши соответствующего окна или нажатием "клавиш A1t+F6.

По кнопке Больше (More) появляются дополнительные параметры поиска:

· Установка флажка Учитывать регистр (Match case) позволяет учитывать при поиске совпадение строчных и прописных букв.

· Установка флажка Только слово целиком (Find whole words only) позволяет вести поиск слов, все буквы которых, включая окончание, совпадают с заданным. После установки флажка Word не будет останавливаться в тех местах документа, где заданная последовательность составляет часть слова.

· Поле Направление (Search) используется для задания направления поиска: Вперед - от места расположения курсора до конца документа; Назад - от текущего положения курсора до начала документа; Везде - по всему документу.

Word позволяет найти и заменить не только текст, но и параметры форматирования.

Нажав кнопку Формат (Format) в окне диалога Найти и заменить (Find and Replace), вы откроете список, в котором можно выбрать нужный элемент для поиска: Шрифт, Абзац, Табуляция, Язык, Рамка, Стиль, Выделение цветом. После выбора нужного элемента появится соответствующее окно диалога, в котором можно выбрать параметры форматирования. В результате выполнения данной команды в тексте документа будет найден фрагмент, оформленный заданным образом.Для замены одного или нескольких символов, слова или фрагмента текста откройте в диалоговом окне Найти и заменить (Find and Replace) вкладку Заменить (Replace) и выполните следующие действия:

· В текстовом поле Найти (Find what) введите фрагмент текста или символы, которые должны быть найдены и заменены.

· В поле ввода Заменить на (Replace with) введите текст или сочетание символов, которые заменят сочетание, указанное в поле Найти. Для удаления из документа текста, указанного в поле Найти, поле Заменить на оставьте незаполненным.

· Для начала поиска искомой строки символов нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденная строка будет выделена. Если замену не следует производить, нажмите эту кнопку еще раз.

· Для замены данных нажмите кнопку Заменить (Replace with). После того как замена будет произведена, в окне программы Word будет выделен следующий фрагмент.

· Если выделенную группу символов заменять не следует, то для продолжения поиска используйте кнопку Найти далее (Find Next).

· Кнопку Заменить все (Replace All) используйте для автоматической замены всех вхождений искомых символов в документе, если нет необходимости подтверждать каждую замену щелчком кнопки Заменить. После выполнения операции появится окно с сообщением о количестве произведенных замен.

Кнопка Больше (More) позволяет дополнить окно диалога элементами, рассмотренными на вкладке Поиск (Find). Используя эти элементы, можно произвести замену формата, не меняя текст, или изменить и текст и формат. Например, вы можете заменить курсив на полужирный шрифт.

Если в документе выделить фрагмент текста, то поиск и замена символов будет производиться только в этом фрагменте.